Ovjera ugovora o zakupu

Prilikom samog sklapanja, često se postavlja pitanje je li potrebna ovjera ugovora o zakupu kod javnog bilježnika. U praksi se izraz “ovjera ugovora” često koristi pogrešno jer može stvoriti dojam da javni bilježnik potvrđuje valjanost i sadržaj ugovora. No, zapravo se radi o ovjeri potpisa na ugovoru, što znači da bilježnik isključivo potvrđuje identitet osobe koja je potpisala ugovor, bez provjere njegovog sadržaja.

Zakonska regulativa ne zahtijeva ovjeru potpisa na ugovoru o zakupu, ali može biti korisna u slučajevima kada se želi dodatna sigurnost ili kada to zahtijeva neka od ugovornih strana. Unatoč tome, zakon propisuje da ugovor o zakupu mora biti sklopljen u pisanom obliku.

Ovjera ugovora o zakupu vs. solemnizacija ugovora

Razlika između ovjere potpisa i solemnizacije ugovora često stvara zabunu jer se obje radnje odvijaju kod javnog bilježnika. Međutim, one imaju potpuno različite pravne učinke i svrhe.

Kod ovjere potpisa, javni bilježnik provjerava identitet osobe koja potpisuje ugovor, ali ne ispituje njegov sadržaj. Drugim riječima, potvrđuje se samo da je potpis na ugovoru vjerodostojan i da ga je stavila osoba koja se time obvezuje. To ne znači da bilježnik jamči za zakonitost ili valjanost ugovora, već samo da je stranka osobno potpisala dokument u njegovoj prisutnosti.

Kod solemnizacije ugovora, situacija je potpuno drugačija. Bilježnik ne samo da provjerava identitet potpisnika, već i analizira ugovor, čita ga naglas te tumači sve odredbe. Cilj ovog postupka je osigurati da su stranke svjesne svojih prava i obveza te da je ugovor sukladan zakonskim propisima. Ugovor koji je solemniziran ima snagu ovršne isprave, što znači da zakupodavac u slučaju neplaćanja najamnine ili odbijanja iseljenja može izravno pokrenuti postupak prisilne naplate ili iseljenja, bez potrebe za dugotrajnim sudskim sporom.

Drugim riječima, ovjera potpisa je potvrda autentičnosti potpisnika, dok solemnizacija daje ugovoru dodatnu pravnu težinu i mogućnost izravne ovrhe.

Kada je ovjera potpisa na ugovoru o zakupu korisna?

Iako zakonski ovjera ugovora o zakupu nije obvezna, postoje situacije u kojima je ovakva potvrda izuzetno korisna.

Jedna od takvih situacija je potencijalni sudski postupak. Ako dođe do spora između zakupodavca i zakupnika, ovjeren potpis može služiti kao dokaz da su obje strane doista sklopile ugovor. Time se smanjuje rizik od osporavanja valjanosti ugovora, što može biti korisno u sudskom procesu.

Osim toga, određene institucije i tijela mogu zahtijevati ovjeru potpisa kako bi smanjile mogućnost krivotvorenja dokumenata. Primjerice, banke i državne institucije ponekad traže ovjerene potpise kako bi bile sigurne u vjerodostojnost ugovora prije nego što ga prihvate kao dokaz pravnog odnosa.

Još jedna česta situacija je prijava ugovora poreznoj upravi. Prema Zakonu o zakupu i kupoprodaji poslovnog prostora, ako ugovor o zakupu nije solemniziran ili na njemu nije ovjeren potpis zakupodavca, zakupodavac ga mora dostaviti nadležnoj poreznoj upravi. Ovjeravanjem potpisa kod bilježnika olakšava se dokazivanje vjerodostojnosti ugovora, što može biti važno u slučaju poreznih kontrola ili drugih administrativnih postupaka.

Ovjera ugovora o zakupu – kako izgleda postupak kod javnog bilježnika?

Postupak ovjere potpisa na ugovoru o zakupu jednostavan je i brz, ali zahtijeva praćenje određenih pravila.

Prvi korak je dolazak u javnobilježnički ured s ugovorom koji treba ovjeriti. Potpisnik mora predočiti važeću osobnu iskaznicu ili putovnicu, kako bi bilježnik mogao utvrditi njegov identitet. Ako ugovor potpisuje više strana, sve osobe čiji se potpis ovjerava moraju biti prisutne.

Nakon provjere identiteta, potpisnik potpisuje ugovor pred javnim bilježnikom, koji potom stavlja svoj pečat i potpis te evidentira ovjeru u svojim službenim knjigama. Ovim postupkom bilježnik ne jamči za sadržaj ugovora, već isključivo potvrđuje da je određena osoba doista potpisala dokument.

Sam postupak traje nekoliko minuta, a trošak ovjere određuje se prema javnobilježničkim tarifama. Cijena ovisi o broju ovjerenih potpisa i može varirati ovisno o specifičnostima ugovora i broju potpisnika. Nakon ovjere, ugovor je spreman za korištenje u pravnim i administrativnim postupcima, čime se osigurava veća sigurnost i vjerodostojnost dokumenta.

Alternativne metode osiguranja vjerodostojnosti ugovora

Ako ne želite ovjeravati potpis kod javnog bilježnika, postoje i drugi načini kako osigurati vjerodostojnost ugovora. Cilj ovih metoda je smanjiti pravne rizike, olakšati dokazivanje valjanosti ugovora te osigurati njegovu provedbu u slučaju spora.

Digitalni potpis nudi najveću pravnu sigurnost, dok prisutnost svjedoka, pohrana kod odvjetnika ili registracija ugovora nude dodatne razine zaštite. Koju metodu odabrati, ovisi o specifičnim potrebama ugovornih strana i razini sigurnosti koju žele postići.

1. Potpisivanje ugovora u prisutnosti svjedoka

Jedan od jednostavnijih načina povećanja pravne sigurnosti ugovora o zakupu je potpisivanje u prisutnosti svjedoka. Ova praksa može biti osobito korisna kada dvije strane žele dodatnu potvrdu da su obje dobrovoljno sklopile ugovor.

Kako to funkcionira?

• Svjedoci moraju biti punoljetne, nepristrane osobe koje nisu stranke ugovora.
• Oni svojim potpisom potvrđuju da su prisustvovali potpisivanju ugovora i da je svaka strana potpisala dokument dobrovoljno.
• U slučaju spora, svjedoci mogu biti pozvani da daju iskaz o autentičnosti potpisa i okolnostima sklapanja ugovora.

Iako svjedoci ne daju ugovoru snagu ovršne isprave kao solemnizacija, njihov iskaz može biti važan dokaz na sudu.

2. Digitalni (kvalificirani) potpis

Digitalni potpis postaje sve popularnija alternativa fizičkoj ovjeri jer pruža visoku razinu pravne sigurnosti i olakšava pohranu dokumenata. Kvalificirani digitalni potpis ima istu pravnu snagu kao vlastoručni potpis, prema europskoj regulativi eIDAS.

Prednosti digitalnog potpisa:

• Pravno valjan i jednak vlastoručnom potpisu – ako je izdan od ovlaštenog pružatelja usluga.
• Štedi vrijeme i novac – nije potrebno fizički dolaziti kod javnog bilježnika.
• Sigurnost i nepromjenjivost ugovora – svaki pokušaj izmjene dokumenta nakon potpisivanja može se otkriti.

Za korištenje digitalnog potpisa potreban je certifikat izdan od ovlaštenog pružatelja usluga, a dokument se obično potpisuje pomoću specijaliziranih softverskih rješenja.

3. Pohrana ugovora kod odvjetnika ili javnog bilježnika

Druga opcija za povećanje vjerodostojnosti ugovora je pohrana kod odvjetnika ili javnog bilježnika.

Kako to funkcionira?

• Stranke potpisuju ugovor u prisutnosti odvjetnika ili bilježnika, koji ga potom pohranjuje u svoj arhiv.
• U slučaju spora, može posvjedočiti da je ugovor bio sklopljen u određenom trenutku i s određenim sadržajem.

Ova metoda pruža dodatnu sigurnost jer osigurava nepromjenjivost dokumenta i mogućnost njegovog naknadnog dokazivanja.

4. Registracija ugovora kod nadležnih institucija

Neki ugovori mogu se registrirati kod određenih državnih tijela, čime dobivaju dodatnu vjerodostojnost. Primjerice:

• Upis ugovora o zakupu u zemljišne knjige – kod dugoročnih zakupa nekretnina.
• Registracija ugovora u poreznoj upravi – što je u nekim slučajevima obvezno i olakšava dokazivanje ugovornog odnosa.

Registracija ne daje ugovoru snagu ovršne isprave, ali ga čini službeno evidentiranim, što olakšava njegovu provedbu u slučaju spora.

5. Notarska deponacija ugovora

Kod notarske deponacije, ugovor se polaže kod javnog bilježnika, ali se ne ovjerava niti solemnizira. Ova metoda osigurava fiksni datum postojanja ugovora, čime se sprječava kasnije osporavanje sadržaja i vremena sklapanja.

Treba li ovjeriti ugovor o zakupu?

Ovjera ugovora o zakupu nije zakonska obveza, ali može donijeti dodatnu pravnu sigurnost. Javni bilježnik prilikom ovjere ne ulazi u sadržaj ugovora, već samo potvrđuje identitet potpisnika. Ako želite osigurati dodatnu zaštitu, možete razmotriti i druge opcije poput solemnizacije ili digitalnog potpisa.

Prilikom sklapanja ugovora, važno je razumjeti pravne posljedice svakog koraka. Ako niste sigurni koja opcija je najbolja za vašu situaciju, uvijek se možete konzultirati s odvjetnikom ili javnim bilježnikom. Na taj način možete izbjeći potencijalne probleme i osigurati da vaš ugovor bude valjan i provediv u praksi.

Fotografija: Pexels